EasyMedStat v4.0 : A new era for data monitoring

Découvrez EasyMedStat 4, la dernière version qui transforme le suivi clinique en centralisant la gestion des patients, en simplifiant le monitoring des données et en améliorant la qualité des informations. Économisez du temps, diminuez les erreurs et facilitez la coopération de vos équipes.

Nous sommes ravis de vous présenter la version 3.40 d’EasyMedStat, qui apporte deux améliorations majeures pour simplifier la gestion des questionnaires électroniques (ePRO) et améliorer l’expérience des patients. 🔄 Reprendre un questionnaire là où on l’a laissé Les questionnaires longs peuvent être fastidieux à remplir d’un seul coup. Désormais, lorsqu’un patient interrompt un questionnaire, il pourra le reprendre directement à la dernière question complétée . ✅ Gain de temps : plus besoin de recommencer depuis le début. ✅ Confidentialité préservée : les réponses précédentes ne sont pas affichées si quelqu’un d’autre reprend le questionnaire. ✅ Suivi amélioré : un questionnaire terminé passe en statut "Complété", tandis qu’un questionnaire inachevé reste en "Partiellement complété". 🛠️ Une meilleure gestion des questionnaires vides Les questionnaires envoyés aux patients sont désormais plus intelligents : ✅ Fini les intros et outros inutiles pour les sections vides. ✅ Un questionnaire sans question ne sera pas envoyé , évitant ainsi des envois inutiles. ✅ Vérification en temps réel avant l’envoi, pour s’assurer que le questionnaire contient bien des données pertinentes. ✅ Transparence totale : si un questionnaire est annulé car vide, son statut "ANNULÉ" est affiché avec une explication.  🚀 Vers une expérience plus fluide et efficace Avec cette mise à jour, nous faisons un pas de plus vers une gestion plus intuitive et automatisée des questionnaires ePRO. Moins de perte de temps, plus de pertinence, et une meilleure expérience pour tous !

We are excited to introduce version 3.40 of EasyMedStat, bringing two major improvements to streamline electronic patient-reported outcomes (ePRO) and enhance the patient experience. 🔄 Resume a Questionnaire from Where You Left Off Long questionnaires can be challenging to complete in one sitting. Now, if a patient stops answering a questionnaire, they can resume right from the last completed question . ✅ Saves time : No need to start over from the beginning. ✅ Ensures privacy : Previous answers are not displayed if someone else resumes the questionnaire. ✅ Improved tracking : A completed questionnaire is marked as "Completed", while an unfinished one remains "Partially completed". 🛠️ Smarter Handling of Empty Questionnaires Questionnaires sent to patients are now more intelligent: ✅ No more unnecessary intros and outros for empty sections. ✅ A questionnaire without any questions will not be sent , avoiding irrelevant emails. ✅ Real-time verification before sending ensures the questionnaire contains relevant data. ✅ Full transparency : If a questionnaire is canceled because it’s empty, its status is marked as "CANCELED", with an explanation. 🚀 Towards a More Seamless and Efficient Experience With this update, we take another step toward a more intuitive and automated ePRO management system. Less wasted time, more relevant data, and a better experience for everyone!

Quoi de neuf ? Auparavant, il n'était possible de signer, vérifier ou verrouiller (SVL) qu’un formulaire patient entier. Désormais, vous avez plus de flexibilité ! Vous pouvez : ✅ Signer, vérifier ou verrouiller des catégories individuelles (ex : une visite spécifique) ✅ Signer, vérifier ou verrouiller des variables individuelles (ex : un seul point de données) Cela signifie que les moniteurs et les chercheurs n'ont plus besoin d'attendre la fin du formulaire patient pour valider les données. Vous pouvez maintenant vérifier et approuver les informations au fur et à mesure qu'elles sont saisies ! Pourquoi est-ce utile ? 🔹 Validation des données plus rapide et plus précise – Validez les informations progressivement, sans attendre la fin du formulaire patient. 🔹 Meilleur suivi et traçabilité – Chaque action (signer, vérifier, verrouiller) est horodatée et enregistrée . 🔹 Intégrité des données renforcée – Verrouillez des points de données critiques ou des visites pour éviter toute modification non souhaitée. Comment ça fonctionne ? 1️⃣ Activer le SVL par Catégorie ou par Variable Allez dans Paramètres de la série > Monitoring Activez "Autoriser la signature, la vérification et le verrouillage par catégorie" ou "Autoriser la signature, la vérification et le verrouillage par variable" Ces options sont désactivées par défaut 2️⃣ Nouvelles icônes pour chaque catégorie et variable Si l'option est activée, vous verrez trois nouveaux icônes (Signer ✅, Vérifier ✔️, Verrouiller 🔒) sur chaque catégorie et variable. Cliquez sur une icône pour signer, vérifier ou verrouiller les données correspondantes. 3️⃣ Sécurité & Audit Trail Une fenêtre de confirmation apparaît pour la signature et la vérification (pas pour le verrouillage). Vous devez entrer votre mot de passe pour confirmer. Toutes les actions sont enregistrées dans l'audit trail pour une traçabilité complète. 4️⃣ Permissions & Visibilité Seuls les utilisateurs ayant les autorisations de signature, de vérification ou de verrouillage peuvent effectuer ces actions. Tous les utilisateurs ayant accès au formulaire patient peuvent voir les statuts SVL. À noter 🔸 Une variable ou une catégorie verrouillée ne peut pas être modifiée via l'API ou l'ePRO 🔸 Supprimer et restaurer un patient conserve les statuts SVL 🔸 Les statuts SVL des patients, des catégories et des variables sont indépendants (ex : déverrouiller un patient ne déverrouille pas une catégorie ou une variable) Qui peut utiliser cette fonctionnalité ? Disponible pour tous les plans payants et les essais gratuits Peut être activée dans toute étude où le SVL par catégorie/variable est activé  🚀 Cette nouvelle fonctionnalité rend le monitoring plus efficace et structuré, garantissant une meilleure conformité et une fiabilité accrue des données en recherche clinique !

What’s new? Previously, you could only Sign, Verify, or Lock (SVL) an entire patient form at once. Now, you have more flexibility ! You can: ✅ Sign, verify, or lock individual categories (e.g., a specific visit) ✅ Sign, verify, or lock individual variables (e.g., a single data point) This means monitors and researchers no longer have to wait until the entire patient form is complete to start validating data. You can now review and confirm data as it becomes available ! Why is this useful? 🔹 Faster and more precise data validation – Approve data progressively instead of waiting for the full patient form. 🔹 Better tracking and accountability – Each signed, verified, or locked variable/category is timestamped and logged. 🔹 Stronger data integrity – Lock critical data points or visits to prevent unintended changes. How does it work? 1️⃣ Enable SVL per Category or Variable Go to Series Settings > Monitoring Activate "Allow sign, verify, and lock for each category" or "Allow sign, verify, and lock for each variable" These settings are OFF by default 2️⃣ New Icons for Each Category & Variable When enabled, you’ll see three new icons (Sign ✅, Verify ✔️, Lock 🔒) on each category and variable. Click an icon to sign, verify, or lock the corresponding data. 3️⃣ Security & Audit Trail A confirmation popup will appear when signing or verifying (not when locking). You must enter your password to confirm. All actions are logged in the audit trail for full traceability. 4️⃣ Permissions & Visibility Only users with Sign, Verify, or Lock permissions can perform these actions. All users with access to the patient form can see SVL statuses. Important Notes 🔸 Locking a variable or category prevents changes via API and ePRO 🔸 Deleting and restoring a patient keeps SVL statuses intact 🔸 SVL for patients, categories, and variables are independent (e.g., unlocking a patient won’t unlock a category or variable) Who can use this feature? Available to all paid plans and free trials Can be used in any study where SVL per category/variable is enabled  🚀 This feature makes data monitoring more efficient and structured, ensuring better compliance and reliability in clinical research!

Dans le cadre d’un essai clinique, chaque inclusion de patient ou déclaration d’événement indésirable représente un moment clé nécessitant une vigilance accrue. Chez EasyMedStat, nous avons à cœur de vous aider à optimiser vos processus en introduisant une nouvelle fonctionnalité : les Monitoring Automations. Pourquoi cette fonctionnalité est-elle importante ? Gérer plusieurs études cliniques simultanément peut être complexe. Dans ce contexte, il est facile de passer à côté d’une information essentielle, comme l’inclusion d’un nouveau patient ou la déclaration d’un événement indésirable. Grâce à notre nouvelle fonctionnalité, vous pouvez automatiser des notifications par email dès qu’un patient est inclus ou qu’un événement indésirable est déclaré, vous permettant ainsi de gagner en réactivité tout en évitant les erreurs humaines. Comment cela fonctionne-t-il ? L’Automatisation de Monitoring repose sur un principe simple : vous définissez une action qui est automatiquement déclenchée par un événement spécifique, comme l’inclusion d’un patient ou la déclaration d’un événement indésirable. Prenons deux exemples d’utilisation : Inclusion d’un nouveau patient : Lorsque l’inclusion d’un nouveau patient est validée dans votre eCRF, un email est automatiquement envoyé à l’équipe de recherche clinique. Vous pouvez personnaliser ce message avec des variables liées au patient, à l’utilisateur ou encore au site d’inclusion, ce qui permet de contextualiser l’email selon vos besoins spécifiques. Déclaration d’un événement indésirable : Lorsqu’un événement indésirable est déclaré, un email peut être envoyé à l’équipe des affaires réglementaires. Il est également possible de définir une condition basée sur la gravité de l’événement. Par exemple, seuls les événements graves peuvent déclencher une notification. Un gain de temps précieux pour vos équipes Les Automatisations de Monitoring offrent une souplesse incroyable. Au lieu de devoir constamment vérifier manuellement les inclusions et les événements dans vos différentes études, vous pouvez désormais compter sur ces notifications automatiques qui vous tiendront informé en temps réel. Cette fonctionnalité permet non seulement d’améliorer la réactivité de vos équipes, mais aussi d’éviter des oublis ou des retards dans le traitement des données critiques. Personnalisation et souplesse d’utilisation L’un des grands avantages de cette fonctionnalité réside dans sa personnalisation. Que ce soit pour l’objet du message, le contenu de l’email ou encore les destinataires, tout peut être adapté à vos besoins. Vous pouvez insérer des variables liées aux patients (comme la date d’inclusion, l’identifiant du patient) ou aux utilisateurs (nom, prénom), afin que chaque notification contienne des informations pertinentes. De plus, il est possible de configurer des notifications spécifiques à un ou plusieurs sites , en fonction de la configuration de votre étude. Par exemple, vous pouvez choisir de recevoir des notifications uniquement pour des inclusions effectuées sur certains centres.  Conclusion Avec cette nouvelle fonctionnalité, EasyMedStat franchit une nouvelle étape dans l’accompagnement des équipes de recherche clinique. En automatisant des tâches essentielles comme les notifications d’inclusion ou d’événements indésirables, vous améliorez à la fois l'efficacité et la sécurité de vos essais. N’attendez plus pour découvrir et tester les Automatisations de Monitoring sur votre interface EasyMedStat ! Restez connecté, réactif, et concentrez-vous sur l’essentiel : la réussite de vos études cliniques.

In clinical trials, each patient inclusion or adverse event declaration represents a key moment that requires heightened attention. At EasyMedStat, we are committed to helping you optimize your processes by introducing a new feature: Monitoring Automations. Why is this feature important? Managing multiple clinical studies simultaneously can be challenging. In such a context, it’s easy to miss critical information, such as the inclusion of a new patient or the declaration of an adverse event. With our new feature, you can automate email notifications as soon as a patient is included or an adverse event is declared. This allows you to react quickly while avoiding human errors. How does it work? Monitoring Automation is based on a simple principle: you define an action that is automatically triggered by a specific event, such as patient inclusion or an adverse event declaration. Let’s look at two use cases: Inclusion of a new patient: When the inclusion of a new patient is validated in your eCRF, an email is automatically sent to the clinical research team. You can customize this message with variables related to the patient, the user, or the inclusion site, allowing the email to be contextualized according to your specific needs. Adverse event declaration: When an adverse event is declared, an email can be sent to the regulatory affairs team. It is also possible to set a condition based on the severity of the event. For example, only serious adverse events can trigger a notification. A valuable time-saver for your teams Monitoring Automations offer incredible flexibility. Instead of constantly checking inclusions and events across your various studies manually, you can now rely on these automatic notifications to keep you informed in real time. This feature not only improves the responsiveness of your teams but also helps avoid oversight or delays in processing critical data. Customization and flexibility One of the main advantages of this feature lies in its customization. Whether it’s the email subject, content, or recipients, everything can be tailored to your needs. You can insert variables related to patients (such as inclusion date, patient ID) or users (first name, last name), ensuring that each notification contains relevant information. Additionally, it is possible to configure notifications specific to one or more sites , depending on the setup of your study. For example, you can choose to receive notifications only for inclusions made at certain centers. Conclusion With this new feature, EasyMedStat takes another step forward in supporting clinical research teams. By automating essential tasks such as notifications for patient inclusion or adverse events, you enhance both the efficiency and safety of your trials. Don’t wait to explore and test Monitoring Automations in your EasyMedStat interface! Stay connected, stay responsive, and focus on what matters most: the success of your clinical trials.

Nous sommes heureux d’annoncer deux mises à jour importantes dans EasyMedStat qui améliorent la flexibilité et la fiabilité de vos workflows de recherche clinique : l’identifiant de dossier personnalisé (CRID) et les modes Test/Production. Ces fonctionnalités vous offrent un meilleur contrôle sur les identifiants des patients ainsi que la possibilité de basculer facilement entre un environnement de test et de production. Voici un aperçu des nouveautés et de leurs avantages pour votre recherche. Identifiant de dossier personnalisé (CRID) pour une meilleure gestion des patients En recherche clinique, il est essentiel de suivre les participants à l’aide d’identifiants clairs et cohérents. Pour répondre à ce besoin, EasyMedStat propose désormais une option pour personnaliser les identifiants des patients grâce à la nouvelle fonctionnalité CRID. Vous pouvez définir un modèle personnalisé pour générer automatiquement des identifiants uniques, qui peuvent inclure des éléments numériques et alphanumériques. Ce système garantit que les identifiants sont générés automatiquement, non modifiables, et incrémentés de manière séquentielle, ce qui réduit les erreurs et assure une cohérence. Les principales fonctionnalités du CRID : Formats personnalisables : Définissez la structure de vos identifiants (ex. : 001, AA-001, ou MC-PAR-001 pour des études multicentriques). Support des études multicentriques : Générer des identifiants spécifiques à chaque site, en utilisant des modèles prédéfinis comme les initiales du site ou un code numérique. Compteurs globaux ou spécifiques par site : Choisissez entre un compteur unique pour toute l’étude ou des compteurs indépendants pour chaque site. Cette fonctionnalité simplifie l’identification des patients, facilitant ainsi la gestion des participants sur différents sites et réduisant les risques d’erreurs dans les données. Vous pouvez en apprendre plus depuis notre base de connaissances : How to Customize the Patient Identifier? (AA-001, ...) Modes Test/Production pour une transition sécurisée vers des données en temps réel En plus du CRID, nous avons introduit le mode Test/Production pour faciliter la transition de votre étude du développement à la collecte de données en conditions réelles. Pendant les premières phases d’une étude, il est souvent nécessaire de tester les paramètres, les workflows et les processus de saisie de données sans risquer d’affecter les données réelles des patients. Désormais, vous pouvez commencer en mode Test, où vous pouvez expérimenter sans contrainte, puis passer en mode Production lorsque vous êtes prêt à collecter des données en temps réel. Les principaux avantages des modes Test/Production : Environnement de test sécurisé : En mode Test, vous pouvez configurer librement les paramètres de la série, y compris les modèles de CRID, sans affecter les données réelles de l’étude. Transition contrôlée vers la production : Lorsque votre étude est prête, vous pouvez passer en mode Production, verrouillant ainsi les paramètres clés tels que le CRID, et garantissant qu’aucune réinitialisation accidentelle des compteurs ne se produise. Gestion sécurisée des données : Une fois en mode Production, les données et dossiers des patients sont verrouillés pour garantir qu’aucune modification non intentionnelle ne perturbe l’étude. Ces modes offrent flexibilité et tranquillité d’esprit, vous permettant de préparer et de valider les paramètres de l’étude avant de les lancer dans un environnement réel. Conclusion Avec l’introduction de l’identifiant de dossier personnalisé (CRID) et des modes Test/Production, EasyMedStat continue de fournir des outils qui améliorent la gestion de vos études et l’intégrité des données. Ces nouvelles fonctionnalités soutiennent un processus de recherche clinique plus organisé et sécurisé, que vous gériez une étude monocentrique ou un projet multicentrique complexe. Ces mises à jour sont dès maintenant disponibles pour tous les utilisateurs. Nous vous encourageons à explorer ces fonctionnalités lors de la configuration de votre prochaine étude afin de voir comment elles peuvent simplifier vos workflows de recherche et la gestion de vos données.

We are pleased to announce two important updates in EasyMedStat that enhance the flexibility and reliability of your clinical research workflows: Custom Record ID (CRID) and Test/Production Modes. These features provide you with better control over patient identifiers and the ability to switch between testing and production environments with ease. Here’s an overview of what’s new and how it can benefit your research. Custom Record ID (CRID) for Improved Patient Management In clinical research, tracking participants through clear and consistent identifiers is critical. To support this, EasyMedStat now offers the option to customize patient identifiers through the new CRID feature. You can define a custom pattern for generating unique patient IDs, which can include both numeric and alphanumeric elements. This system ensures that patient identifiers are automatically generated, non-editable, and incremented sequentially, minimizing errors and maintaining consistency. Key features of CRID: Customizable Formats : Define the structure of your identifiers (e.g., 001, AA-001, or MC-PAR-001 for multicenter studies). Multicenter Support : Generate site-specific identifiers using predefined patterns like the site’s initials or a numeric code. Global or Site-Specific Counters : Choose between a single counter for the entire study or independent counters for each study site. This feature helps streamline patient identification, making it easier to manage participants across different sites and reducing the risk of data mismanagement. You can learn more in our knowledge base: How to Customize the Patient Identifier? (AA-001, ...) Test/Production Modes for a Safe Transition to Live Data In addition to CRID, we’ve introduced the Test/Production Mode to make transitioning your study from development to active data collection more straightforward. During the early stages of a study, you often need to test settings, workflows, and data entry processes without risking real patient data. Now, you can start in Test Mode, where everything can be experimented with, and then move to Production Mode when you’re ready to collect live data. Key benefits of Test/Production Modes: Safe Testing Environment: While in Test Mode, you can freely configure series settings, including CRID patterns, without affecting the actual study data. Controlled Transition to Production: When your study is ready, you can switch to Production Mode, locking in key configurations such as the CRID settings, and ensuring no accidental resets of incremental counters. Secure Data Management: Once in Production Mode, patient data and records are locked to ensure that no unintended changes disrupt the study. These modes allow for flexibility and peace of mind, helping you prepare and validate study settings before launching them in a live research environment. Conclusion With the introduction of Custom Record ID (CRID) and Test/Production Modes, EasyMedStat continues to provide tools that enhance your study management and data integrity. The new features support a more organized and secure clinical research process, whether you're managing a single-site study or a complex multicenter project. These updates are available now for all users . We encourage you to explore these features in your next study setup to see how they can streamline your research workflows and data management.