eCRF/EDC et norme ISO 14155 : ce qu'il faut savoir

La norme ISO 14155 propose des standards pour la conduite d’investigations cliniques par les fabricants de dispositifs médicaux. Le respect de cette norme est requis en Europe pour les marquages CE et est recommandé aux États-Unis par la FDA.

Son contenu est relativement en accord avec les autres normes et standards de la recherche clinique (ICH-GCP, 21 CFR Part 11, …) mais certaines particularités sont à connaître lors de la mise en place de votre cahier d’observation électronique (eCRF).

Le document détaillant cette norme fait 100 pages. Nous allons donc résumer les points les plus importants dans cet article afin que vous puissiez tout savoir en 10 minutes ! C’est parti.

Sécurité des accès

Point 1. Vous devez “mettre en oeuvre un système de sécurité qui empêche un accès non autorisé aux données, en interne comme en externe”. Ce point est facilité par l’utilisation d’un eCRF qui comprend généralement un système d’accès protégé par mot de passe. Un bon niveau de sécurité du mot de passe est nécessaire pour garantir cette sécurité.

En revanche, il n’est pas obligatoire de mettre en place de politique de changement régulier des mots de passe pour les investigateurs.

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Point 2. Il vous faudra "tenir une liste des personnes ayant accès au système électronique de données comprenant les dates d’accès, les autorisations accordées à chaque utilisateur et les droits d’accès annulés".

Une fois de plus, un eCRF vous permettra de lister l’ensemble des utilisateurs du système et de tenir un registre des connexions utilisateurs. Il est également important que les accès utilisateurs soient granulaires, c’est à dire que l’accès au système soit restreint aux strictes autorisations nécessaires à chaque utilisateur. Un ARC moniteur n’a pas besoin d’inclure des patients dans l’étude. Un investigateur n’a pas besoin de pouvoir créer des queries. Etc…

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Signatures électroniques

Point 3. Comme dans les autres normes et notamment la 21-CFR part 11, les investigateurs doivent valider les données qu’ils saisissent en les signant. Les fabricants doivent donc "s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des données communiquées au promoteur dans les cahiers d’observations en les faisant signer par l’investigateur principal ou la personne désignée"

En pratique, cela passe par un mécanisme de signature électronique, qui est au mieux intégré directement dans l’eCRF/EDC comme c’est le cas pour EasyMedStat.

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Formation

Point 4. Avoir un bon cahier d’observation ne suffit pas ! Les utilisateurs doivent également être en mesure de l’utiliser correctement. C’est pourquoi vous devrez vous assurer de "former les utilisateurs à l’usage du système". L’éditeur de votre eCRF peut vous proposer de former vos investigateurs à l’usage du cahier d’observation, ou de vous former afin que vous puissiez assurer vous-même ces formations.

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Monitoring

Point 5. “Le moniteur doit mettre en place des activités de surveillance de routine” c’est à dire des actions de monitoring. Ces activités couvrent un champ assez vaste : conformité au plan d’investigation clinique, ressources du site d’investigation, formulaires de consentement éclairé, etc… Cette surveillance doit être tracée : "Toutes les activités de surveillance doivent être consignées et signalées au promoteur".

Concernant l’eCRF, un point important de la traçabilité de ce monitoring est l’utilisation des queries. Les queries permettent l’interrogation et la discussion entre investigateurs et moniteurs sur les données collectées dans l’eCRF.

L’avantage de l’utilisation des queries est qu’elles permettent une historisation du dialogue autour du monitoring, tout en assurant le maintien de la pseudonymisation des données.

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Point 6. L’historisation et la traçabilité concernent également (et avant tout) le recueil des données. En effet, "Toute modification ou correction apportée à des données consignées dans un cahier d’observations doit être datée, paraphée et expliquée (si nécessaire) et ne doit pas masquer la saisie d’origine (c’est-à-dire que l’historique des modifications doit être conservé);"

C’est ce qu’on appelle communément l’audit trail. Il s’agit du journal des modifications de données. Il est en effet primordial de connaître l’origine de chaque donnée, notamment lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à l’étude. C’est aussi la raison pour laquelle chaque utilisateur doit disposer de son propre identifiant.

Ce journal ne doit pas être modifiable. Et chaque modification d’une donnée doit s’ajouter au journal sans écraser les historiques précédents.

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Point 7. L’assiduité des patients aux visites de suivi est un point fondamental pour éviter les perdus de vue. Cependant, il n’est pas toujours possible d’avoir 100% de suivi. C’est pourquoi "les visites où les sujets étaient absents, les essais non réalisés ou les examens non effectués, ainsi que les rétractations (y compris le motif, si disponible), sont correctement consignés dans les cahiers d’observations".

Ne laissez pas des visites vides sans explications dans vos cahiers d’observation.

Une bonne pratique est de consigner les “sorties d’étude” dans une catégorie dédiée, notant la raison de la sortie d’étude, la date de dernier suivi et les éventuelles nouvelles données par le patient par téléphone ou par un proche.

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Sécurité des données

Point 8. Afin de permettre la réidentification sécurisée des patients, il est recommandé d’"utiliser un code d’identification du sujet non ambigu, qui permette l’identification de toutes les données collectées pour chaque sujet. […] Chaque site d’investigation doit tenir un registre de tous les sujets enrôlés"

Ceci signifie donc qu’une table de correspondance doit être maintenue par les investigateurs. L’idéal est de garder cette table de correspondance sur un dossier non accessible par Internet, voire sur un ordinateur non connecté à Internet. Au mieux, le code d’identification ne devrait pas contenir de données identifiantes, par exemple pas d’initiales du patient. Attention, la table de correspondance ne doit pas contenir de données médicales !

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Point 9. "La confidentialité des données doit être respectée par toutes les parties impliquées pendant toute la durée de l’investigation clinique." Ce point est essentiel, que ce soit vis à vis de la norme ISO 14155 ou des normes locales sur la confidentialité des données comme celles de la CNIL.

La meilleure façon de protéger les données des patients est tout d’abord de limiter la collecte des données à ce qui est strictement nécessaire pour votre étude. Ensuite, l’utilisation d’eCRF disposant de fonctionnalités intégrées de pseudonymisation comme EasyMedStat facilite le respect de la confidentialité des patients en limitant les risques de réidentification. Enfin, le système de gestion granulaire des permissions vous permet de limiter l’accès des participants aux seules données qui sont utiles dans le cadre de leur fonction.

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Point 10. Afin de garantir la véracité des données, le promoteur est tenu de mettre en œuvre des "méthodes de verrouillage de la base de données au début de l’analyse et de stockage à l’issue de l’investigation clinique.". Il s’agit du “gel de la base”, une fonctionnalité qui est disponible dans votre eCRF, que ce soit un gel global de la base, ou un verrouillage par patient au fur et à mesure du monitoring des données. Il est également important de s’assurer que les investigateurs n’ont pas la permission de déverrouiller une fiche patient, ce qui est configurable par le système de permissions de l’EDC.

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Point 11. La mise en aveugle consiste à cacher volontairement certaines données à certains utilisateurs, comme par exemple le groupe de randomisation d’un patient dans une étude randomisée. Pour cela, le promoteur doit "sécuriser la mise en aveugle s’il y a lieu (par exemple, en conservant la mise en aveugle pendant la saisie et le traitement des données)."

Ceci peut être réalisé en utilisant une fois de plus les permissions granulaires des utilisateurs lors du partage de votre étude.

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Événements indésirables

Point 12. "Tous les événements indésirables et toute nouvelle information concernant ces événements doivent être consignés en temps et en heure tout au long de l’investigation clinique”. Il est donc indispensable que vos cahiers d’observations intègrent une catégorie “Événement indésirable” et qu’à chaque visite la question de l’occurrence d’un événement indésirable soit posée aux investigateurs.

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Cette liste n’est pas exhaustive et chaque investigation présente ses propres spécficités. Par ailleurs, la norme est riche (100 pages !) en informations et nous vous conseillons d’en prendre connaissance lors de la rédaction de votre protocole.

Nous vous conseillons également de lire les autres articles que nous avons écrit sur le sujet des eCRF : 

• Que sont un eCRF, un EDC et un ePRO ?
• Choisir les bons scores cliniques pour vos investigations
• N'utilisez pas de templates pour vos investigations

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